Ao pesquisar uma empresa para locação de impressoras, é comum comparar inicialmente o valor mensal ou o preço por página. Porém, uma análise realmente adequada deve considerar diversos outros fatores que podem impactar diretamente o custo, a produtividade e a qualidade do atendimento ao longo do contrato.
Uma boa proposta de locação deve ser avaliada pelo custo total, pelos equipamentos oferecidos, pelo nível de serviço e pelas condições contratuais.
1. Compare equipamentos equivalentes
O primeiro cuidado é verificar se as propostas estão considerando equipamentos com características semelhantes. Velocidade de impressão, capacidade das bandejas, impressão frente e verso, conectividade, ciclo mensal recomendado e recursos de segurança podem variar bastante entre modelos.
Uma proposta mais barata pode simplesmente estar oferecendo um equipamento inferior.
2. Analise o que está incluído na mensalidade
Verifique se o valor contratado inclui toner, peças, manutenção preventiva e corretiva, mão de obra e suporte técnico.
Também é importante saber se existem itens cobrados separadamente. Quanto mais completa for a cobertura, maior será a previsibilidade dos custos para a empresa.
3. Observe o preço por página
Quando existe cobrança por página impressa, não basta comparar apenas o valor nominal. É necessário verificar exatamente o que está incluído no preço.
Analise, por exemplo, se o valor contempla toner, peças, manutenção e eventuais substituições de componentes. Na proposta, confira também o tamanho da franquia de páginas e o valor da página excedente.
4. Avalie o prazo de atendimento e resolução
Uma impressora parada pode interromper atividades importantes de uma empresa. Por isso, o contrato deve estabelecer claramente os prazos para atendimento e, principalmente, para solução do problema.
Uma empresa que promete atendimento rápido, mas não estabelece prazo para resolução, pode não oferecer a segurança que o cliente necessita. Entenda a diferença em a importância do prazo de resolução de chamados.
5. Verifique o equipamento reserva
Esse é um diferencial importante, especialmente em equipamentos utilizados em setores críticos.
Pergunte o que acontece caso uma impressora fique parada por um período maior. Existe equipamento reserva? A substituição é imediata? O cliente precisa pagar alguma taxa adicional?
Uma boa estrutura de locação deve minimizar o impacto de uma eventual falha.
6. Considere a capacidade técnica da locadora
Além da impressora, você está contratando um serviço de suporte durante todo o período do contrato.
Por isso, vale avaliar a experiência da empresa, sua estrutura técnica, disponibilidade de peças, estoque de equipamentos e capacidade de atendimento.
Preço baixo não compensa um serviço que deixa a empresa sem suporte quando mais precisa.
7. Leia atentamente o contrato
Antes de assinar, verifique prazo de contrato, condições de reajuste, multas por rescisão, franquias de impressão, excedentes, responsabilidades do cliente e condições para substituição dos equipamentos.
Também é importante entender o que acontece no final do contrato e quais são as condições para renovação. Sobre a duração, veja por que o prazo de 3 anos é o ideal nos contratos de locação.
8. Avalie a atualização tecnológica
Um contrato de locação normalmente dura alguns anos. Por isso, é importante saber se a empresa acompanha a evolução tecnológica dos equipamentos.
A locadora oferece equipamentos novos ou revisados? Existe possibilidade de substituição durante o contrato? Como é feita a atualização do parque de impressão? Esse ponto está detalhado em a importância da flexibilidade para trocar de modelo durante o contrato.
Uma boa locação deve proporcionar não apenas uma impressora funcionando hoje, mas uma solução adequada durante todo o período contratado.
9. Não escolha apenas pelo menor preço
O melhor fornecedor não é necessariamente aquele que apresenta o menor valor mensal.
O ideal é comparar as propostas considerando custo, qualidade dos equipamentos, abrangência dos serviços, prazo de atendimento, capacidade técnica e segurança contratual.
Uma diferença aparentemente pequena no preço pode representar uma economia significativa quando se considera a redução de paradas, a previsibilidade dos custos e a produtividade dos usuários.
Uma boa proposta é aquela que oferece tranquilidade
A locação de impressoras deve transformar um equipamento que exige investimento, manutenção, compra de suprimentos e gestão em um serviço previsível e administrável.
Por isso, antes de escolher, faça uma comparação completa entre as propostas. Não compare apenas preços: compare o que cada empresa efetivamente entrega.
A melhor proposta é aquela que apresenta o equilíbrio entre custo, qualidade, atendimento e segurança para a empresa durante todo o contrato.
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