A locação de equipamentos de TI e impressoras vem ganhando espaço nas empresas que buscam reduzir investimentos, simplificar a gestão e manter seus equipamentos sempre disponíveis. Mas uma questão importante é: qual deve ser o prazo ideal de um contrato de locação?
Na maioria dos casos, o período de 36 meses (ou 3 anos) oferece o melhor equilíbrio entre custo, tecnologia e segurança para o cliente.
1. Um prazo que acompanha a vida útil dos equipamentos
Equipamentos de informática e impressão possuem uma vida útil que, embora possa ser superior a três anos, começa a apresentar maior desgaste e necessidade de manutenção com o passar do tempo.
Um contrato de três anos permite utilizar o equipamento durante um período economicamente eficiente, evitando que o cliente permaneça por muitos anos com uma máquina que já esteja tecnologicamente defasada ou com custos crescentes de manutenção.
2. Melhor relação entre mensalidade e investimento
Quanto menor o prazo do contrato, maior tende a ser o valor mensal da locação, pois o investimento realizado na aquisição do equipamento precisa ser recuperado em menos tempo.
Com 36 meses, o custo do equipamento é distribuído por um período suficientemente longo para proporcionar uma mensalidade mais competitiva, sem comprometer a atualização tecnológica.
3. Menos preocupação com manutenção
Na locação, o cliente normalmente conta com serviços de manutenção, suporte técnico e, dependendo do contrato, substituição do equipamento em caso de problemas.
Isso significa que, durante três anos, a empresa pode concentrar seus esforços no próprio negócio, deixando a gestão dos equipamentos de TI e impressão sob responsabilidade do fornecedor. Por isso, confira no contrato o prazo de resolução de chamados.
4. Renovação tecnológica no momento certo
Três anos também representam um período interessante para acompanhar a evolução tecnológica.
Ao final do contrato, a empresa pode avaliar a substituição dos equipamentos por modelos mais modernos, rápidos, econômicos e adequados às suas necessidades atuais.
Dessa forma, evita-se uma situação comum na compra de equipamentos: continuar utilizando máquinas antigas simplesmente porque ainda existe patrimônio contábil ou porque o investimento inicial foi elevado.
5. Mais previsibilidade para a empresa
Outro benefício importante é a previsibilidade financeira.
Em vez de realizar um investimento significativo na aquisição de equipamentos e depois lidar com custos inesperados de manutenção, peças e reposição, a empresa pode trabalhar com um custo mensal planejado, facilitando o controle do orçamento.
6. Um prazo equilibrado para os dois lados
Contratos muito curtos podem resultar em mensalidades mais elevadas. Por outro lado, contratos excessivamente longos podem fazer com que o cliente permaneça vinculado a equipamentos que já não representam a melhor solução tecnológica.
Os 36 meses ficam justamente no meio desse caminho, oferecendo ao cliente uma boa combinação de economia, segurança operacional e possibilidade de renovação tecnológica. Mesmo em um contrato de três anos, a necessidade da empresa pode mudar: veja a importância da flexibilidade para trocar de modelo durante o contrato.
Conclusão
Para empresas que precisam de equipamentos de TI e impressoras sem imobilizar capital, o contrato de 3 anos é, na maioria das situações, uma excelente alternativa.
Ele permite diluir o investimento, reduzir preocupações com manutenção, manter maior previsibilidade de custos e, ao final do período, avaliar a renovação dos equipamentos.
Mais do que simplesmente alugar uma impressora ou um computador, a locação por 36 meses representa uma forma de transformar equipamentos de TI em um serviço contínuo, previsível e adaptado às necessidades da empresa.
Para pequenas e médias empresas, essa combinação pode fazer uma diferença significativa na gestão dos custos e na eficiência operacional.
Quem precisa do equipamento por um período determinado também pode alugar: na Axia, o prazo é definido na proposta, conforme o equipamento, o volume e o tempo de uso. Conheça a locação de impressoras e de notebooks e computadores e diga na cotação por quanto tempo você precisa da máquina.