Sua empresa pode mudar. O contrato também precisa acompanhar.
Ao contratar a locação de impressoras, muitas empresas analisam principalmente o valor mensal, os modelos oferecidos, a franquia de impressão e os serviços de manutenção.
Esses são fatores importantes, mas existe outro ponto que merece atenção: a flexibilidade do contrato para substituir os equipamentos durante sua vigência.
Afinal, um contrato de locação pode durar 24 ou 36 meses. Nesse período, a empresa pode crescer, reduzir seu volume de impressão, mudar seus processos ou passar a precisar de equipamentos com recursos diferentes.
Por isso, antes de assinar um contrato, é importante saber: o que acontece se a impressora contratada deixar de atender às necessidades da empresa?
A necessidade de impressão pode mudar
Uma impressora dimensionada corretamente hoje pode não ser a melhor solução daqui a dois anos.
Uma empresa pode, por exemplo:
- aumentar significativamente seu volume de impressão;
- abrir um novo departamento;
- contratar mais funcionários;
- centralizar ou descentralizar a impressão;
- passar a utilizar mais documentos coloridos;
- precisar de maior velocidade de impressão;
- reduzir o volume de documentos de determinado setor;
- mudar seus processos internos.
Nessas situações, manter o mesmo equipamento simplesmente porque ele foi definido no início do contrato pode deixar de ser a melhor alternativa.
A flexibilidade permite acompanhar a evolução da empresa
Um bom contrato de locação deve permitir que o parque de impressão seja ajustado quando houver uma mudança real na necessidade do cliente.
Isso pode significar substituir uma impressora por um modelo de maior capacidade, trocar um equipamento por outro mais compacto ou até mesmo redistribuir equipamentos entre departamentos.
O objetivo é simples: fazer com que os equipamentos continuem adequados à operação durante todo o período do contrato.
Flexibilidade não significa ausência de critérios
É importante diferenciar flexibilidade de falta de regras.
A possibilidade de substituição deve estar prevista no contrato e seguir critérios claros. A empresa locadora precisa avaliar a necessidade, o volume de impressão, as características da operação e o equipamento mais adequado para a nova situação.
Também devem estar claramente estabelecidas as condições comerciais da substituição, evitando surpresas para o cliente.
Assim, a flexibilidade beneficia as duas partes e contribui para uma relação comercial mais transparente.
Por que isso é especialmente importante em contratos de 36 meses?
O prazo de três anos é bastante comum na locação de equipamentos de TI e impressão. Explicamos os motivos em por que o prazo de 3 anos é o ideal nos contratos de locação.
Porém, três anos representam um período significativo para uma empresa. Durante esse tempo, tanto as necessidades do cliente quanto a tecnologia disponível podem mudar.
Por isso, um contrato de 36 meses não deve significar que o cliente ficará necessariamente vinculado ao mesmo equipamento durante todo o período.
A possibilidade de atualização ou substituição, quando tecnicamente justificável, torna o contrato mais adequado à realidade de uma relação de longo prazo.
O barato pode sair caro
Ao comparar propostas de locação de impressoras, é comum encontrar diferenças de preço entre fornecedores.
Mas analisar somente o valor mensal pode levar a uma decisão equivocada.
Duas empresas podem oferecer o mesmo modelo de impressora pelo mesmo preço, mas apresentar condições contratuais completamente diferentes em relação a manutenção, equipamentos de reserva, atualização tecnológica e substituição dos equipamentos.
Por isso, além do preço, vale perguntar:
- Qual é a política de substituição de equipamentos?
- Existe possibilidade de adequação durante o contrato?
- O que acontece se o volume de impressão aumentar?
- E se o equipamento deixar de atender à necessidade do departamento?
Essas respostas fazem parte do verdadeiro custo-benefício de uma locação. Para comparar as demais condições, veja como avaliar diferentes propostas de locação de impressoras.
Locação deve significar flexibilidade
Uma das principais vantagens da locação é justamente permitir que a empresa tenha acesso aos equipamentos sem precisar comprá-los e imobilizar recursos.
Por isso, o contrato deve acompanhar essa filosofia.
O cliente não deveria ficar “preso” a uma impressora que deixou de ser adequada simplesmente porque o equipamento foi escolhido no início da contratação.
Uma boa empresa de locação deve atuar como parceira, acompanhando a operação e propondo ajustes quando necessário.
Antes de contratar, leia além do preço
Ao avaliar uma proposta de locação de impressoras, procure analisar o contrato como um todo.
Preço mensal, franquia, excedente, manutenção e prazo são importantes. Mas também são importantes as condições de substituição, atualização e adequação dos equipamentos.
Quanto mais longo o contrato, maior a importância dessa flexibilidade.
A melhor proposta não é necessariamente aquela que apresenta o menor valor mensal. É aquela que oferece uma solução capaz de continuar atendendo às necessidades da empresa ao longo de toda a vigência contratual.
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